Coordinateur administratif de pôle pédagogique – F/H

Entreprise

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Poste

Identification du poste
Intitulé du poste : Coordinateur.trice administratif.tive de pôle pédagogique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien en gestion administrative (TECH) / Diplôme minimum règlementaire
exigé : Baccalauréat

Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR des Sciences de l’Information et de la Communication (SIC) / Pôle FI-FA
Composition du service (effectifs) : 7
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du Pôle FI/FA

Description du poste : missions et activités
1) Encadrement fonctionnel et animation des gestionnaires pédagogiques de l’UFR
2) Organisation administrative des formations
3) Gestion du suivi des étudiants

Auprès de la responsable du Pôle FI/FA, le.la coordinateur.trice administratif.ve de pôle pédagogique (CAPP) a en charge l’organisation administrative de la gestion et du suivi des enseignements et des études des mentions de l’UFR. Le périmètre des activités s’étend de la phase d’admission des candidats à la délivrance du diplôme et au suivi du devenir des diplômés. Les missions sont réalisées sous l’autorité de la responsable du Pôle FI/FA, et sont déclinées selon les orientations pédagogiques définies par la direction de l’UFR et les équipes pédagogiques.
Elles nécessitent un travail en équipe et en étroite collaboration avec les responsables de mention et les gestionnaires pédagogiques, la responsable du Pôle FI/FA et la direction de l’UFR.

Missions Activités
Encadrement fonctionnel et animation des gestionnaires pédagogiques
Pour la réalisation de l’ensemble de ses missions, le.la CAPP est entouré.e d’une équipe de 6 gestionnaires pédagogiques dont il/elle organise et coordonne le travail en concertation avec la responsable du Pôle FI/FA.
Aptitude à représenter la responsable du Pôle FI/FA (réunions de travail, instances universitaires, …).
Mission d’interface auprès de la direction de l’UFR, des responsables de pôles
FI/FA et FC, du service de la scolarité du campus de Villetaneuse.
Participation aux instances des mentions d’enseignement, ainsi qu’aux réflexions visant à améliorer et à promouvoir la qualité des activités pédagogiques.
Organisation administrative des formationsActivités exercées en propre
Effectuer un suivi d’activités (tableaux de bords, indicateurs).
Elaboration du calendrier des activités pédagogiques.
Supervision du suivi des services des enseignants vacataires de l’UFR.
Participation aux instances de direction de l’UFR (commission pédagogique, conseils de perfectionnement).
Participation à la coordination des campagnes de recrutement en lien avec les responsables de formation, les gestionnaires pédagogiques et la direction, et administration des applications Parcoursup, Mon Master, E-candidat et Etudes en France.
Participer à la mise à jour des données « Mon Master ».
Assurer et contrôler le bon déroulement des inscriptions pédagogiques,
administratives et leur contrôle mensuel.
Contrôler la mise en œuvre des modalités de contrôle des connaissances en lien avec les responsables de formation, les responsables de Pôles FI/FA/FC et les gestionnaires pédagogiques.
Superviser le maquettage de l’ensemble des formations initiales et en apprentissage.
Organisation des examens et des jurys (sauf contrôles et rattrapages).
Participation à l’élaboration des modalités du contrôle continu des connaissances et responsabilité de leur publicité auprès des étudiants.
Suivi et mise en œuvre des décisions des commissions.
Activités déléguées
Organisation des contrôles et rattrapages.
Gestion et suivi des jurys.
Modélisation fonctionnelle des maquettes de formation et de leurs annexes dans l’application Apogée.
Gestion du suivi des étudiants
Activités exercées en propre
Organisation de l’accueil et de l’information des étudiant.es
Suivi des capacités d’accueil, des effectifs, des démissions en cours d’année et des réorientations en lien avec les responsables de pôles FI/FA/FC et des responsables de formation.
Veille sur la qualité et la complétude des données saisies dans APOGEE.
Supervision de la préparation des commissions et jurys ; notification des décisions de jurys aux étudiant.es.
Organisation de la circulation de l’information en direction des étudiant.es et des enseignants (ENT, écrans d’information) en lien avec le service de communication de l’UFR.
Veille juridique pédagogique et suivi de l’évolution de la réglementation dans le domaine de la pédagogie : conseil de perfectionnement, modalités du contrôle continu des connaissances, stages, jurys, fraudes ou tentatives de fraude….
Initiation d’actions et de procédures de modernisation concernant la gestion pédagogique en lien avec les responsables de pôles FI/FA/FC et la directrice administrative.
Activités déléguées
Organisation et coordination du recrutement des étudiant.es en lien avec les
Responsables de Pôles FI/FA/FC.
Suivi de la phase d’inscription auprès du service de la scolarité centrale du campus de Villetaneuse en lien avec les gestionnaires pédagogiques ; relance des étudiant.es.
Suivi des étudiant.es boursier.es
Saisie et suivi pédagogique des notes et résultats des étudiants dans Apogée.
Préparation des commissions et jurys
Organisation des soutenances de mémoire stages et projets.
Suivi de la délivrance des attestations d’assiduité, d’inscription ; de diplômes…
Participer à l’organisation des examens en collaboration avec les gestionnaires pédagogiques, les responsables de formation conformément aux modalités de contrôle des connaissances.

Autres
Participer aux salons et actions de communication (JPO, journées d’accueil, forums…)
Superviser toutes les opérations préparatoires à la cérémonie de remise des
diplômes en lien avec la chargée de communication.

Outils spécifiques à l’activité
Connaissance des applications APOGEE – Parcousup – E-candidat – Mon Master – Etudes en France – Hyperplanning
Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques à un niveau avancé (Pack Office – Word, Excel confirmé).

 

Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste réservé aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : DIEU Rachel
Fonction : Directrice administrative de l’UFR SIC
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.32.73 – 06.64.56.12.27

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière –
Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96

Profil

Connaissances / Savoir
Maîtriser l’organisation et le fonctionnement des établissements de l’Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l’établissement
Connaissance de l’offre de formation de l’UFR et de l’université
Posséder une bonne culture administrative
Connaissances juridiques appliquées au domaine

Savoir faire
Maîtrise de l’expression écrite et orale, ainsi que les techniques d’accueil
Maitrise des échéances, rigueur, esprit d’écoute et de curiosité, sens de la négociation, capacités
d’anticipation
Savoir organiser et planifier ses activités (rigueur et méthode) et hiérarchiser les urgences. Mettre en
œuvre des procédures et des règles.
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d’activités et être réactif
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web.
Maîtriser les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Hyperplanning, E-candidat)
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Savoir planifier et respecter des délais

Savoir être
Capacités d’analyse, de synthèse et aisance rédactionnelle,
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs.
Capacités d’écoute
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe et faire preuve de disponibilité.
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail. Savoir gérer son activité dans un
calendrier et un cadre de gestion complexe.
Savoir s’adapter rapidement et faire preuve de polyvalence
Capacités à prendre des initiatives et à être force de propositions

Candidater

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