Gestionnaire administratif et pédagogique des formations doctorales – F/H

Intitulé du poste : Gestionnaire des formations doctorales et HDR – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctorales
Composition du service (effectifs) : 32 / 7
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctorales
Service central de l’université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :
Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société.

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.

Gestion pédagogique des formations doctorales et HDR
– Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et des HDR sur Sirius : inscription aux formations du catalogue, vérification des listes d’émargement, attribution des ECTS, vérification et validation des formations doctorales externes
– Gérer les aspects logistiques : réservation des salles sur Hyperplanning, matériel, fournitures, listes d’émargement
– Gérer les modifications d’emploi du temps via Hyperplanning
– Assurer le suivi des inscriptions aux formations des doctorants et des HDR
– Transmettre les listes d’émargement aux formateurs
– Gérer les demandes des doctorants et des HDR y compris les réclamations
– Participer à la construction de tableaux de bord pour les formations doctorales et HDR
– Saisir et mettre à jour les bases de données des formations doctorales et HDR
– Mise en œuvre des procédures relatives aux formations doctorales dans le respect de la règlementation sur Sirius et Hyperplanning
– Participation aux réunions et conseils ayant trait aux formations doctorales et HDR
– Préparation, mise en place et gestion des formations en coordination avec la responsable du pôle
– Gérer l’évaluation des formations doctorales par les doctorants : saisie des questionnaires dans Sphinx, envoi aux doctorants, relances, analyses, transmissions des résultats.
– Contribuer à l’amélioration continue des formations doctorales
– Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble des domaines de gestion

Accueil et information des doctorants, des candidats à l’HDR et des formateurs
– Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers
– Renseigner et informer les doctorants sur les formations doctorales et les candidats à l’HDR (calendrier, catalogue des formations, validation des ECTS ou heures pour les HDR, …)
– Accompagner les formateurs pour le bon déroulement de leurs sessions de formations
– Répondre aux demandes de renseignement (téléphone, courriel, courrier)
– Collaboration étroite avec les directrices adjointes des écoles doctorales en charge des formations doctorales pour la validation des formations externes
– Information et communication auprès des doctorants et des candidats à l’HDR

Qualité
– Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national
de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 août 2022)
– Participer au bon fonctionnement du service
– Appliquer la politique de qualité
– Respecter les procédures qualité
– Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service
– Pilote du process formations doctorales
Les missions et activités peuvent être amenées à évoluer.

Outils et contraintes spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : plateforme des doctorants, SIRIUS, APOGEE,
Hyperplanning, Sphinx et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste réservé aux contractuels (CDD d’un an).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : GIROD Séverine
Fonction : Responsable du pôle études doctorales
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.39.83

Nom – Prénom : LÉPINE Alexandra
Fonction : Directrice de la recherche
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.31.00

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité
carrière de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96