Entreprise
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo : Université Sorbonne Paris Nord – YouTube
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Intitulé du poste : Gestionnaire adminitratif.ve et pédagogique en formation continue – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)
Composition du service (effectifs) : 28
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Formation Professionnelle
Description du poste : missions et activités
– Assistance à l’enseignement : Gérer et organiser les secrétariats pédagogiques du Diplôme d’Université
Organisation pour l’harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA) ; de la Licence Droit et des Masters Droit des Affaires dans le cadre de la convention avec l’Institution d’Etudes Francophones en Grèce (IDEF)
– Accueillir et informer les étudiants et les stagiaires
Missions Activités
• Gérer et organiser le secrétariat pédagogique en formation professionnelle
A destination des stagiaires, enseignants, établissements et organismes de formation partenaires :
-Planifier la formation : sélection, examens, soutenances
-Assurer la gestion des dossiers : campagne de candidatures (e-candidat), inscription, arborescence sur Apogée/Pegase, saisie des notes, attestations de réussite, attestations de présence
– Accompagner les partenaires et les stagiaires sur la démarche d’inscription
-Gérer les aspects logistiques : locaux, matériel, fournitures, reproduction de sujets
-Gérer les modifications d’emploi du temps
-Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants : saisir les éléments pédagogiques sur Apogée/Pegase
-Organiser les sessions d’examens, d’entretiens et les jurys : sélection, convocation, VAP, diplôme
-Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, convoquer le jury, saisir les notes et établir les procès- verbaux d’examens
-Gérer les réclamations éventuelles (report des notes)
-Editer et transmettre aux intéressés et aux partenaires les certificats de scolarité, relevés de notes, l’attestation de réussite et le supplément au diplôme, et demander une apostille si nécessaire
-Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès- verbaux…)
-Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur
Apogée
-Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée/Pegase
-Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
-Participer aux différentes enquêtes statistiques
– S’assurer du paiement des frais de formations et d’inscriptions des stagiaires
– Gérer le Moodle pour les formations en distanciel
• Accueillir et informer les usagers
-Accueillir de l’ensemble des publics
-Renseigner et informer les usagers sur les cursus et les dispositifs de financement
-Accompagner les publics dans la constitution des dossiers de candidatures, d’inscription et de financement
-Répondre aux demandes de renseignements (téléphone, courriel, courrier postal)
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée/Pegase, E-candidat, Hyperplanning, Fca
manager, Moodle et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams…
Poste à pourvoir au 1er septembre 2025.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an renouvelable).
Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : VERSAVEAUD Lidwine
Fonction : Directrice administrative de l’UFR DSPS
Adresse administrative : 99 avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VILLETANEUSE
Téléphone : 01 49 40 33 08
Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité
carrière de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96
Profil
Connaissances / Savoir
Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
Connaître les règles de scolarité
Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion
administrative de la fonction publique
Savoir faire
Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil
Savoir rechercher l’information et la transmettre
Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion
pédagogique (Apogée/Pegase, Hyperplanning, ecandidat, Moodle …)
Savoir être
Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y
répondre de manière courtoise)
Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe
Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Savoir respecter la confidentialité
Savoir prendre des initiatives
Savoir travailler en autonomie
