Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) oriente sa stratégie numérique vers la réussite des étudiants, le soutien des enseignants-chercheurs et le rapprochement avec l’industrie. La création de la Maison des Sciences Numériques (LaMSN) vise à fusionner recherche avancée, formations d’excellence, et interactions entre le monde académique et industriel. LaMSN, en tant que tiers-lieu au sein de l’université, ambitionne d’incorporer un complexe événementiel, des espaces de recherche collaborative, des environnements pédagogiques novateurs et des bureaux nomades, illustrant ainsi un modèle original de convergence entre l’université, le monde socio-économique et la société civile.
L’UNIF est un service interuniversitaire, actuellement porté par l’USPN (université Sorbonne Paris Nord). Cet opérateur de mutualisation régionale unique permet, avec et pour les établissements de l’ESR (enseignement supérieur et recherche) d’étendre et de développer les projets innovants réalisés dans les établissements, de mettre en place des expérimentations qui contribuent à la base de l’innovation, de déployer des services numériques nouveaux pour l’ensemble des usagers de l’ESR à l’échelon régional. C’est une structure agile qui a l’ambition de faciliter et d’accélérer les projets numériques au sein du territoire de l’Île-de-France pour les établissements du supérieur.
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Assistant.e de direction – F/H
Catégorie : B confirmé.e
Quotité d’affectation sur le poste : 50% LaMSN + 50% UNIF
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis – George Sand
Composante / Service : LaMSN (La Maison des Sciences Numériques) et l’UNIF
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Dominique Bascle (directeur de l’UNIF)
Rattachement fonctionnel : Pr. Younès Bennani (resp. de LaMSN)
Contraintes : en fonction des impératifs se présentant les horaires peuvent être variables.
Déplacements possibles sur les 5 campus et en région parisienne.
Description du poste : missions et activités
1/ Assister la direction de LaMSN (La Maison des Sciences Numériques)
• Assister le responsable dans la gestion de ses projets et de ses activités, dans le cadre de l’institut fédératif de recherche et de formation interdisciplinaire La Maison des Sciences Numériques (LaMSN).
• Gérer son agenda, organiser ses rendez-vous et déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre, …).
• Assurer l’interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l’établissement.
• Préparer les dossiers pour les rendez-vous du responsable.
• Gérer et suivre les commandes pour LaMSN ainsi que les missions du responsable.
2/ Assister la direction de l’UNIF (Université Numérique Île de France)
• Participer à la gestion administrative, financière de l’UNIF
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Alimenter des tableaux de bord
• Assurer le soutien logistique du service, des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
2/Missions transversales
• Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer, renseigner, orienter et prendre les messages.
• Aide à l’organisation d’évènements institutionnels et participation à des conférences, réunions, salons, …
• Prise de notes et élaboration des comptes rendus.
Outils spécifiques à l’activité
Logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, HyperPlanning, Google Agenda, I-Parapheur (formation assurée), SIFAC (formation assurée)
Logiciels courants : Word, Excel (maîtrise indispensable)
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir à partir de septembre 2024.
Poste réservé aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA LE LIEN dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Profil
Compétences
Connaissances / Savoir
Réglementation et principes de fonctionnement d’une université (plus-value)
Techniques de prise de notes et comptes rendus
Techniques de communication et d’expression écrite et orale
Technique d’élaboration de document sous Word et de tableur sous Excel
Savoir faire
Respect des procédures mises en place
Travailler en équipe
Savoir rendre compte
Polyvalence
Savoir être
Excellentes relations humaines
Indispensable respect de la confidentialité
Initiative et réactivité
Grande capacité d’adaptation
Sens de la diplomatie
Rigueur et fiabilité
