Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Dans ce contexte, la Direction des Relations Internationales (DRI) a pour mission la mise en place et l’exécution de la politique internationale et d’internationalisation de l’USPN développée dans le cadre de sa stratégie d’établissement. Il est également un service d’expertise, d’accompagnement et de conseil auprès des composantes et des services pour favoriser l’internationalisation de ses formations. Finalement, il assure la gestion administrative et financière des programmes internationaux (dont Erasmus+) et la promotion de l’établissement à l’international, auprès de ses partenaires et autres institutions.
La DRI est organisée par pôles :
– Un pôle valorisation, ingénierie de projets, partenariats et promotion des actions de coopération.
– Un pôle accueil et mobilité : mobilité sortante et entrante, estudiantine et des personnels.
– Un pôle coopération internationale : mise en place et suivi des accords de coopération.
– Un pôle gestion : suivi financier, gestion des appels d’offres et des projets, bourses de mobilité.
– Il accueille trois comités internationaux de recherche : ECOS NORD, ECOS SUD et COFECUB
Les missions du/de la chargé.e des stages à l’étranger, des mobilités doctorales Erasmus et des bourses s’inscrivent dans un cadre de stratégie d’internationalisation de l’établissement et de ses formations, par la mise en place des projets de mobilité pour les doctorants, la promotion de la mobilité de stage à étranger dans un cadre sécuritaire et la gestion des budgets des bourses.
Poste
Intitulé du poste : Chargé.e des bourses, des stages à l’étranger et de la mobilité doctorale Erasmus – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Référence à prendre en compte dans le référentiel des Emplois-Types – REFERENS III :
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction des Relations Internationales (DRI)
Composition du service (effectifs) : 13 personnes
Fonction d’encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle mobilité à la DRI
Missions principales et description du poste
I. Missions principales
Sous l’autorité de la responsable du pôle mobilité et du directeur des Relations Internationales (DRI), le.la chargé.e des stages à l’étranger, des mobilités doctorales Erasmus+ et des bourses pilote la mise en oeuvre des actions Erasmus+ et contribue au développement de la stratégie d’internationalisation de l’établissement. Il.Elle travaille en étroit lien avec les responsables des budgets et d’internationalisation.
En interne, il.elle organise des groupes de travail transversaux avec les correspondants stages des composantes afin de mener à bien la procédure d’autorisation de stage. Il.Elle assure la promotion de la mobilité Erasmus doctorale.
Il.elle a la responsabilité de la gestion financière des différents programmes de bourses de mobilité.: vérification de la conformité des dossiers administratifs, préparation des commissions d’attribution des bourses, information des décisions, préparation des arrêtés des paiements et suivi. Il.Elle assure un lien étroit avec l’agence comptable pour suivre la procédure dématérialisée de paiement des bourses.
Au sein de la DRI, il.elle exercera ses activités sous la supervision de la responsable du pôle mobilité.
Il.elle forme et veille à la bonne implantation des nouvelles méthodes de travail au sein de l’USPN.
II. Description du poste / activités
Internationalisation : Gestion de la mobilité sortante Stages et Erasmus doctorat
• Accueillir et informer les étudiants et les personnels souhaitant effectuer un stage ou une mobilité d’enseignement ou de formation à l’étranger, en les aidant dans ses différentes démarches administratives (constitution des dossiers de candidature, demande de bourses…).
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et en vérifier la conformité, en particulier les flux sortants dans le cadre du programme Erasmus+ (volet mobilité doctorale).
• Animer et coordonner le réseau des correspondants « stages » à l’USPN, vérifier la bonne application de la procédure interne d’autorisation de stage à l’étranger.
• Enregistrer les candidatures, suivre les périodes de mobilité (administratif et pédagogique) à partir de l’outil de gestion Moveon, de Mobility Tool et du Dashborad.
• Rédiger et diffuser des documents pédagogiques et administratifs.
• Coordonner les candidatures en liaison avec les coordinateurs pédagogiques des composantes et leurs correspondants stages.
• Suivre la sélection interne et externe des candidats, nominer et notifier les étudiants sélectionnés auprès des partenaires extérieurs (le cas échéant).
• Participer activement à la dématérialisation des procédures.
• Gérer un compte email fonctionnel. Gérer les appels pour le service et les renseignements.
Gestion financière des dispositifs d’aide à la mobilité
• Encadrer le bon suivi et l’exécution des financements de la mobilité, en particulier de l’Agence Erasmus+, du MESRI et de la région Île de France en lien avec les services financier et comptable de l’USPN ; justifier des pièces en cas d’audit ; participer à la réflexion autour des lettres de cadrage.
• Conduire le suivi et le reporting comptable et budgétaire des actions de mobilité (Erasmus+, CRIF, MESRI, Bourses USPN)
• Gestion administrative des dispositifs de bourse (constitution et suivi des dossiers de demande de bourses des étudiants et des personnels).
• Préparer les commissions des bourses, préparer les paiements, les arrêtés de décisions, transmettre les documents à l’agence comptable et vérifier les paiements.
• Vérification des informations sur les bases de données du service (maîtrise du logiciel Moveon).
• Contrôler et préparer des indicateurs et des tableaux de bord des flux dans le cadre des programmes d’échanges.
Communication, promotion et développement
• Assurer la réalisation d’actions d’information destinées aux étudiants. Concevoir, produire, diffuser sur l’ensemble des supports des outils de communication (catalogues, brochures, plaquettes, affiches).
• Organiser et animer des manifestations pour la promotion de la mobilité internationale. Informer les étudiants, les enseignants, les services et composantes de l’établissement sur les différents programmes internationaux.
• Veiller à la mise à jour du site « international » de l’établissement.
Outils spécifiques à l’activité
Moveon, Apogée, Diego, Mobility Tool+, Dashboard
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2024.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : RODRIGUEZ MORALES José
Fonction : Directeur des Relations Internationales
Adresse administrative : 99 avenue Jean-Baptiste Clément, 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01 49 40 44 45
Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96
Profil
Connaissances / Savoir
Connaissance du statut de la fonction publique, notion de base en droit public, cadre légal de l’enseignement supérieur français et européen.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Aptitude à faire évoluer ses activités et améliorer ses méthodes de travail
Connaissance générale de l’organisation et des activités de l’établissement.
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d’élaboration de documents
Techniques de communication
Maîtrise de l’anglais (B2 minimum), et si possible d’une autre langue européenne
Compétences opérationnelles
Savoir Faire
Analyser une demande et apporter des réponses spécifiques
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe, capacité relationnelle dans un contexte international
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Mettre en oeuvre une démarche qualité
Grande polyvalence, être capable de s’adapter aux changements.
Compétences comportementales
Savoir être
Excellent sens relationnel
Autonomie et rigueur
Réactivité
Fiabilité
L’activité peut entrainer des contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d’activités du service, notamment en période de soumission des projets ou à la rentrée universitaire (horaires prolongés, travail le samedi).
L’agent pourra être amené à effectuer des permanences sur les différents sites de l’Université (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis).
L’agent peut être amené à réaliser des tâches supplémentaires en fonction de l’activité du service.
