Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
La Direction de la Formation est une structure d’appui de l’Université rattachée à la Direction Générale des Services. Cette direction est articulée autour de 2 pôles (Suivi et ilotage de l’offre de formation et Développement de la FC) et 7 services d’appui à la formation : Inscriptions administratives et diplômes/ Certifications et applications fonctionnelles / Orientation et insertion professionnelle / Observatoire des formations, des enseignements et de la vie étudiante /Service Universitaire de Pédagogie/Espace langues/ accompagner la réussite
Elle a un rôle d’information et d’appui auprès des directions des composantes, des responsables de formation et de l’ensemble des personnels impliqués dans la gestion des formations.
Au sein du pôle pilotage et suivi de l’offre de formation, le service des applications fonctionnelles gère les outils de gestion de la scolarité (ParcourSup, Monmaster, E-candidat, Apogée/Pégase, Hyper planning,) et en assure la conduite de projets : mise en œuvre, suivi et expertise. Il participe à l’élaboration d’indicateurs (nombre d’inscrits dans les formations, taux de réussite…) et s’engage dans une démarche de fiabilisation des données. C’est l’interlocuteur de référence pour l’ensemble des composantes d’USPN dans le domaine de la scolarité.
Poste
Intitulé du poste : Référent.e fonctionnel.le des outils de gestion APOGEE/PEGASE – F/H
Catégorie : A (ASI)
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Assistant ingénieur / Diplôme minimum règlementaire exigé : DUT, BTS
Groupe RIFSEEP : G2
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Le référent fonctionnel des applications devra assurer des déplacements ponctuels sur les différents sites de
l’Université (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis)
Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Service Applications fonctionnelles
Composition du service (effectifs) : 4
Fonction d’encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Responsable du service des applications fonctionnelles
Missions principales et description du poste
– Administration fonctionnelle de l’outil APOGEE/PEGASE
– Assistance aux utilisateurs et animation de formations
– Participation à des projets transversaux d’établissement
Missions Activités
Administration fonctionnelle des outils de gestion
• Participer à la mise en place du nouvel outil PEGASE et en assurer le suivi.
• Paramétrer les référentiels des applications de gestion : Apogée, Pégase
• Suivre l’implantation et le paramétrage des applications en interconnexion (Hyperplanning, eCandidat, Ametys-odf, Parcoursup…,)
• Être aide et force de propositions dans la définition des procédures et des règles de saisies,
• En lien avec la DSI, concevoir et mettre en œuvre des solutions à partir des besoins métier.
• Etre le correspondant SISE en lien avec la DSI et le service des inscriptions administratives (remontées des enquêtes : inscription, résultats, nomenclature…).
• Etre le correspondant fonctionnel de l’AMUE/PC-SCOL
• Suivre les évolutions des parcours de formation (Accréditation, CFVU).
Assistance aux utilisateurs et animation de formations
• Accompagner et assister les utilisateurs des applications de scolarité dans la mise en place de PEGASE
• Animer le réseau des référents en composantes,
• Participer à la définition du plan de formation dans le domaine Scolarité,
• Animer les différentes sessions de formations aux utilisateurs : gestionnaires et enseignants,
• Gérer l’accompagnement aux utilisateurs : produire et diffuser des supports adaptés. (Procédures et documents de formation : PDF, tutoriels vidéo…)
• Interagir avec les différents personnels de la structure et de la direction
(inscriptions administratives, candidature, etc.) et les UFR,
• Participer à la mise en place des évolutions liées aux différentes applications du domaine d’activité,
• Produire des données chiffrées.
Participation à des projets transversaux d’établissement
• Participer aux groupes de travail dédiés,
• Répondre aux demandes de données et réalisation de requêtes,
• Mettre en place une démarche qualité avec une évaluation régulière des données et procédures requises afin d’améliorer de façon continue le déploiement en fonction de l’évolution des besoins des usagers mais également des évolutions réglementaires
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Pégase, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé, Access
Conditions de travail
– 53 jours de congés payés par an
– Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
– Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€/mois
– Politique de formation interne développée
– Offre sportive et culturelle tout au long de l’année
– Restauration sur place avec subvention de l’université
– Comité de loisirs et d’action sociale : billetterie à tarifs préférentiels
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an renouvelable).
Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH
Profil
Connaissances / Savoir
Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements de
l’ESR, notamment dans les domaines de la formation et de la vie étudiante domaines administratifs de la
formation
Connaissance de l‘environnement professionnel : circuits de décision de l’Université, dispositifs nationaux
et européens de recherche et d’enseignement supérieur, statut des structures et des personnels des
établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche, etc.
Savoir faire
Maîtriser la réglementation générale et les activités métiers de la scolarité (administrative et
pédagogique)
Maîtriser les outils bureautiques (pratique avancée d’Excel souhaitée) et les outils d’analyse de base de
données (Business Object et Access)
Connaître le logiciel Apogée et appétence pour les outils informatiques
Savoir analyser et formaliser les besoins des utilisateurs
Savoir concevoir des procédures et les formaliser
Savoir former des collaborateurs et des gestionnaires
Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes
Savoir hiérarchiser les priorités
Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer, répondre aux
demandes
Être disponible lors des pics d’activités et être réactif Avoir un sens de l’analyse et être force de
proposition
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
