Secrétaire administratif et pédagogique – F/H

Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne
Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Génie Mécanique et Productique (GMP)
Composition du service (effectifs) : 1 BIATSS et 29 enseignants permanents
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Chef du département GMP / Responsable administrative et financière de l’IUT / Directrice de l’IUT

Missions principales et description du poste

Assistance administrative
– Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département
– Assurer le suivi administratif des activités du département
– Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, plaquettes…)
– Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
– Retranscrire des informations orales et écrites
– Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
– Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage…) concernant le département
– Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
– Classer et archiver les documents
– Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs
– Participer aux réunions institutionnelles du département (conseil de département, réunions pédagogiques) et contribuer à leur préparation et leur tenue (convocation, préparation de documents, prise de notes…)
– Participer aux opérations logistiques du département
– Participer à la gestion RH du département en lien avec le chef de département (interface avec le service RH, transmission des propositions de recrutement, collecte d’informations, suivi des heures d’enseignement, emplois du temps)
– Participer à la gestion financière du département en lien avec le chef de département (interface avec le service financier, gestion des commandes et des missions, suivi de l’exécution du budget)
– Signaler au service intérieur et technique les problèmes constatés dans les locaux en ce y compris la propreté

Secrétariat pédagogique
– Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
– Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
– Saisir et modifier les emplois du temps sur le logiciel dédié
– Vérifier la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié
– Signaler les dysfonctionnements constatés du matériel de bureautique ou de visio-projection aux services compétents
– Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié en lien avec les directeurs d’études
– Éditer les bulletins de notes et les attestations de réussite
– Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes…), classer et archiver les résultats
– Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
– Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
– Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
– Gérer les demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d’étude

Gestion des contrats et des conventions de stage
– Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)
– Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d’emploi)
– Répondre aux sollicitations du SFCA

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE, AREXIS…
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

Liens avec d’autres postes ou services
Ensemble des services communs de l’IUT
Communauté universitaire du département GMP
Partenaires et fournisseurs

Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.